Bir eğitim danışmanlığı firmasının yazılım ihtiyacı yalnızca isim ve telefon kaydetmekten ibaret değildir. Aynı öğrencinin üniversite, dil okulu ve vize dosyaları; farklı evrakları, görüşmeleri ve sorumluları olabilir. Seçeceğiniz sistemi, ekibinizin gerçekten yürüttüğü bir dosya üzerinden değerlendirin.

Bu rehber YedSys tarafından hazırlanmıştır. Belirli bir yazılımı değerlendirirken aşağıdaki soruları kendi iş akışınıza göre uyarlayabilirsiniz.

1. Öğrenci bilgileri başvurularla bağlantılı mı?

Demoda örnek bir öğrenci açın. Eğitim geçmişini, dil bilgilerini, hedeflerini ve başvurularını inceleyin. Öğrenci birden fazla başvuru yaptığında yeni bir kişi kaydı açılması gerekip gerekmediğini sorun. Profil bilgisi güncellendiğinde hangi alanların bundan etkilendiğini görün.

Deneyin: Aynı öğrencinin üniversite ve vize dosyalarını yan yana inceleyin. Ekibinizin bu iki dosya arasındaki ilişkiyi nasıl takip edeceğini değerlendirin.

2. Evrak yüklemekle evrakı onaylamak ayrılıyor mu?

Belgenin sisteme yüklenmesi, başvuruya hazır olduğu anlamına gelmez. İnceleme, yeniden isteme ve onay adımlarını görün. Öğrenci düzeltme yaptığında önceki belgenin ve inceleme gerekçesinin nasıl saklandığını sorun.

Deneyin: Bir belgeyi gerekçeyle yeniden isteyin; öğrenci görünümüne geçip bu talebin nasıl göründüğünü kontrol edin. Evrak gereksinimlerinin başvuru türüne ve aşamasına göre değişip değişmediğini inceleyin.

YedSys'teki örnek akışı öğrenci evrak takip sistemi sayfasında keşfedebilirsiniz.

3. Başvurunun adımı ve belge durumu ayrı görülebiliyor mu?

Belgelerin tamamlanması ile başvurunun gönderilmesi farklı olaylardır. Başvurunun hangi adımda olduğunu, zorunlu belgelerin durumunu ve gönderim kaydını ayrı ayrı inceleyin. Kabul ya da ret geldiğinde kararın dosyaya nasıl işlendiğini sorun.

Deneyin: Gönderilmiş bir örnek dosyada hangi belgelerin gönderildiğini ve sonraki adımın nereden görüldüğünü bulun. Ekibinizin günlük sorularını cevaplayan bir başvuru takip sistemi arayın.

4. Hazırlık araçları hangi kapsamda çalışıyor?

Üniversite önerisi, CV, motivasyon mektubu veya tercüme gibi işlevlerde yalnızca çıkan sonuca bakmayın. Hangi bilgilerle çalışıldığını, eksik bilgi olduğunda ne olduğunu ve kimin kontrol ettiğini sorun. Otomatik hazırlanan bir taslakla onaylanmış bir belgeyi ayırt edin.

Deneyin: Örnek öğrenci profilinden bir belge hazırlama akışını izleyin. Belgenin hangi başvuru türleri için üretilebildiğini ve kullanılmadan önceki kontrol adımını öğrenin. Üniversite önerilerini kabul garantisi olarak değerlendirmeyin.

YedSys'in üniversite önerileri, CV, motivasyon mektubu ve Almanca tercüme özelliklerini örnek görünümlerle inceleyebilirsiniz.

5. Her ekip üyesi kendi sorumluluğunu görebiliyor mu?

Danışman, öğrenci, tercüman ve partner firmanın aynı dosyada farklı ihtiyaçları vardır. Her rolün hangi bilgileri görebildiğini ve hangi işlemleri yapabildiğini ayrı ayrı değerlendirin. Kurum içi bir notun öğrenciye görünmesi gibi sınırları demoda sorun.

Deneyin: Danışman ve öğrenci görünümlerini karşılaştırın. Tercüman ya da partnerlerle çalışıyorsanız tercüme iş akışını ve partner portalını da aynı senaryo üzerinden inceleyin.

6. Kurulum ve kullanım koşulları net mi?

Satın almadan önce mevcut kayıtların aktarımı, ekip eğitimi, destek kanalı, ücretlendirme kapsamı ve verilerin dışarı alınması hakkında yazılı bilgi isteyin. Kurumsal e-posta, otomasyon veya harici hizmet gerektiren araçların hangi koşullarla sunulduğunu öğrenin.

Demoya hazırlık: Ekibinizin rollerini, yürüttüğü başvuru türlerini ve en çok zaman alan üç işi not edin. Gerçek kişisel belgeler paylaşmak yerine, örnek verilerle aynı sürecin gösterilmesini isteyin. Böylece görüşme, sizin iş akışınıza odaklanır.

YedSys'i kendi iş akışınızla değerlendirin

Öğrenci dosyası, evrak takibi, başvurular ve tercüme süreçlerini bir arada incelemek için ekibinize özel ürün tanıtımı isteyebilirsiniz. İhtiyaçlarınızı formdaki mesaj alanına yazmanız, görüşmenin kapsamını belirlemeye yardımcı olur.